5S – Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke

5S – Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke, czyli sortowanie, składowanie, sprzątanie, standardyzacja i samodyscyplina…

5 S fascynuje mnie od dawna – z jednej strony jest to piękny model na poprawę produktywności, a z drugiej strony – moja pięta achillesowa. Być może dlatego, że na moim biurku panuje tzw. „kreatywny nieład” (to określenie moje). Inne osoby zapewne nazwą to bardziej pejoratywnie.

Problem z wdrożeniem 5S wynika u mnie zapewne z tego, że najpierw powinienem zaplanować sobie „edycję życia”, a potem dopiero zabrać się za porządki. Najpierw należy rozpocząć od Shitsuke, czyli od samodyscypliny. Bez tego o pozostałych S możemy tylko pomarzyć!

Do pisania o 5S podchodziłem wielokrotnie, tak samo, jak i wielokrotnie próbowałem je wdrożyć u siebie. Na bazie wieloletnich doświadczeń, mogę jedynie stwierdzić, że skuteczne wdrożenie wymaga pomocy. W moim przypadku – konieczna jest dodatkowa osoba, która wymusi na mnie segregowanie, oznaczanie, wpinanie do segregatorów i wyrzucanie zbędnych rzeczy. Najlepiej, jeśli zrobi to za mnie! Zauważyłem też, że sukces wielu menedżerów zależy w dużej mierze od umiejętności ich sekretarek.

5 S wydaje się proste:

Seiri czyli selekcja

W miejscu pracy powinien panować niemalże kliniczny porządek… Na biurku czy przy maszynie powinniśmy mieć tylko to, co niezbędne do wykonania określonej czynności. Zbędne rzeczy należy albo odłożyć na swoje miejsce, albo wyrzucić, gdyż powodują bałagan i zakłócają proces wydajnej pracy.

Seiton czyli systematyka

Systematycznie skupiamy się na potrzebie posiadania uporządkowanego miejsca pracy. Narzędzia, urządzenia i materiały muszą być systematycznie układane dla łatwiejszego i skutecznego dostępu. Każda rzecz musi mieć swoje, wydzielone i oznaczone miejsce. Musi być miejsce dla wszystkiego i wszystko musi być na swoim miejscu. Tu warto pomyśleć o bibliotece, w której wszystkie książki są skatalogowane według określonej systematyki, ponumerowane i składowane na półkach.

Seiso czyli sprzątanie

Wskazuje na potrzebę utrzymywania miejsca pracy zarówno uporządkowanego, jak i czystego. W japońskich firmach sprzątanie jest codzienną czynnością. Po zakończeniu zmiany, przestrzeń pracy jest sprzątana, a wszystkie elementy wracają na swoje miejsce.

Seiketsu czyli standaryzacja

Pozwala na kontrolę i konsekwencję. Wykonywane czynności należy standaryzować, aby stosowane były z dużo większą łatwością. Każdy musi wiedzieć, za co jest odpowiedzialny. Obowiązek utrzymywania czystości staje się częścią regularnie wykonywanych działań.

Shitsuke czyli samodyscyplina

Dotyczy utrzymywania standardów. Wcześniejsze 4S musza być przestrzegane za ścisłą dyscypliną, dzień po dniu. Należy przestrzegać wcześniej ustalonych zasad i uczynić je przyzwyczajeniem.

W praktyce jednak 5 S proste nie jest. Często wymaga jednoczesnego wdrożenia systemu nagród i kar. Zarówno nagrody jak i kary powinny być rozdzielane systematycznie. Kryteria powinny być zestandaryzowane i zrozumiałe dla pracowników. Dopiero wtedy wykształca się samodyscyplina, która powoduje wzrost produktywności.