Outsourcing, czyli recepta na wzrost kosztów?

Komisja parlamentarna do spraw administracji publicznej opublikowała dziś raport (pdf), który wszystkim odpowiedzialnym za organizację zakupów gorąco polecam.

W raporcie znajdziecie m.in. omówienie przyczyn, dla których komputer warty 400 funtów, rząd kupuje po średniej cenie 3500 funtów.

Dla tych, którym nie chce się czytać raportu w całości, spróbuję pokrótce omówić gdzie tkwi problem i jak przełożyć to na praktykę zarządzania.

Po pierwsze, winna jest centralizacja zakupów. Wszędzie tam, gdzie musimy polegać na departamencie zakupów, procedurach przetargowych, kwalifikowanych listach dostawców, przekonaniu o skuteczności ekonomii skali – prędzej czy później będziemy przepłacać. Pomyślcie o skali – brytyjski rząd wydał 16 miliardów funtów w 2009, przy czym musiał zapytać dostawców co kupił i po jakich średnich cenach, bo urzędnicy sami nie potrafili tego obliczyć – to efekt ekonomii skali

Po drugie, outsourcing . Rząd musi polegać na zewnętrznych firmach – samodzielnie nie zatrudnia żadnych specjalistów. Nikt nie jest więc w stanie ocenić, czy to co kupuje jest dobre, przydatne i użyteczne.

Po trzecie, procedura przetargowa, preferująca duże firmy z doświadczeniem w dużych kontraktach. Duże firmy ze swej natury mają duże koszty, które trzeba pokryć.

A teraz kilka przykładów z życia, z naszego polskiego biznesowego podwórka. Mam nadzieję, że dadzą Wam powód do pewnych przemyśleń.

1) Zakupy surowca

W jednej z firm produkcyjnych kupowano surowiec bezpośrednio od producenta. Szef zakupów zadowolony był, że uzyskuje 15% upust od ceny detalicznej. Zdziwił się bardzo, gdy obniżyliśmy ceny zakupów, zamawiając ten sam surowiec w lokalnych hurtowniach, zwiększając jednocześnie ilość dostawców z jednego do pięciu.

Kluczem do sukcesu było zrozumienie, że hurtownie otrzymywały 40% upustu od sugerowanej ceny detalicznej. Były też bardzo zadowolone z pozyskania dużego, znanego odbiorcy i zadowoliły się marżą na poziomie 10%.

Dodatkowy bonus był taki, że skróciliśmy cykl zapasów surowca z miesiąca do tygodnia (bezpieczne rozwiązanie, choć przy większej ilości dostawców można byłoby pokusić się o zakupy JIT – codziennie, na potrzeby dziennego planu produkcji.

2) Zakupy globalne

W pewnym banku przeniesienie komputera z biurka na biurko kosztuje kilkaset złotych. Być może globalnie, na warunki brytyjskie czy amerykańskie, przekłada się to na niską średnią cenę zakupu usługi. Na warunki polskie cena jest jednak absurdalna. Nikt jednak tego nie kwestionuje, bo podlega to procedurze „zakupy centralne”.

3) Lista kwalifikowanych dostawców

Jeśli mamy na liście 3 dostawców, to prędzej czy później cena pójdzie w górę. Dostawcy będą chcieli utrzymać status quo, będą obserwować swoje ceny i nawet jeśli nie będzie można postawić im zarzutu stworzenia kartelu, to ceny będą szły w górę.

Jeśli nie ma możliwości negocjowania ceny – czytaj „umowy ramowe”, to wkrótce ucierpi jakość. Np. z mojej działki szkoleniowej – wygrywa dobry trener, firma trafia na listę kwalifikowanych dostawców i po kilku szkoleniach zamienia dobrego trenera na taniego trenera.

Podobnie jest również w supermarketach, gdzie dostawca nie ma wpływu na cenę – coraz częściej dowiadujemy się, że pogarsza jakość produktu. A to doda tańszego substytutu, a to pogorszy jakość opakowania.

4) Zakupy poprzez przetargi

Teoretycznie powinno to zwiększyć konkurencyjność – w praktyce zwiększa korupcyjność. Czy to poprzez odpowiedni opis specyfikacji produktu, czy przez odpowiedni zapis o doświadczeniu dostawcy w istotnych warunkach zamówienia. Jestem pewien, że można byłoby napisać całą książkę o ustawianiu przetargów.

Nawet jeśli osobie organizującej przetarg przyświecają najlepsze intencje, firma zamawiająca z reguły przepłaci. Okaże się bowiem, że o czymś w istotnych warunkach zamówienia zapomniano.

Pamiętam, jak pewna bardzo znana firma wygrała przetarg na dostawę komputera mainframe (to taki wielki serwer), który stał bezużytecznie przez rok, bo w istotnych warunkach zamówienia nie było słowa o systemie operacyjnym. A że na tym komputerze mogło funkcjonować tylko oprogramowanie producenta… odbił to sobie już bez przetargu.

Inny przetarg, który przychodzi mi na myśl, to pewien bank, który wygrał obsługę urzędu najniższym kosztem kredytu (WIBOR minus 1%), czyli po cenie dumpingowej. Bank odbił sobie jednak stratę na opłatach za każdą zmianę salda.

Podobnie z pewnym przetargiem na dostawę samochodów – poniżej ceny. Tyle, że w istotnych warunkach zamówienia nie było cennika usług serwisowych. Przez 5 lat firma odbiła sobie przetargową stratę z olbrzymim narzutem.

Mógłbym tak cytować i cytować bez końca…

A może podacie mi własne przykłady? – kto wie, może stworzymy wspólnie jakąś książkę case’ów szkoleniowych dla zakupowców? Zapraszam do komentarzy